企業のWEBサイトでは、

◇お問い合わせフォーム
◇見積もり依頼
◇来店予約
◇求人エントリー
◇資料請求

など、複数のフォームを運用しているケースが一般的です。

しかし、実際の運用現場では「フォームから届いた情報をメールだけで管理している」ことによる課題が非常に増えています。

今回は、そうした問題を解決するために開発した、WordPress内で問い合わせ情報を受信・管理できる独自プラグインの事例をご紹介します。

■ よくある課題｜メールだけで問い合わせ管理していませんか？

多くの企業では、フォーム送信後の情報をメールで受信し、そのまま対応を進めています。
しかし、問い合わせ件数や関係者が増えるほど、以下のような問題が発生しやすくなります。

■ メール管理で起こりやすい問題

◇誰が対応しているのか分からない
◇対応済みか未対応か判断できない
◇担当者間で情報共有ができない
◇メールの見落としが発生する
◇過去の対応履歴を追えない
◇問い合わせ情報が埋もれてしまう

特に、

◇複数店舗運営
◇営業担当が複数いる
◇求人応募対応がある
◇予約業務が多い

といったケースでは、メール管理だけでは限界があります。

結果として、

◇未対応案件の発生
◇返信漏れ
◇顧客満足度低下
◇機会損失

につながるケースも少なくありません。

■ WordPress内で問い合わせ情報を管理する独自プラグインを開発

こうした課題を解決するため、当社ではWordPress内で問い合わせ情報を一元管理できるプラグインを開発しました。

フォームから送信された内容を単なるメール通知として扱うのではなく、WordPress内にデータベースとして蓄積・管理できる仕組みとなっています。

① 問い合わせ・予約・応募情報をデータベース化

WEBサイトから送信された情報を、

問い合わせ
見積もり依頼
来店予約
求人応募
資料請求

など用途ごとに保存・管理できます。

メール受信だけでは難しい「一覧管理」が可能になるため、対応状況を可視化できます。

② 対応状況・進捗ステータス管理

案件ごとにステータスを設定できるため、

未対応
対応中
見積提出済み
商談中
成約
不成立

など、進捗管理が可能です。

これにより、

「今どの案件が止まっているのか」
「誰が対応中なのか」

を社内で共有しやすくなります。

③ 複数スタッフで情報共有

WordPressのユーザー権限を活用することで、関係スタッフ全員で情報共有が可能です。

例えば：

営業担当
店舗スタッフ
事務スタッフ
採用担当

など、役割ごとに管理権限を分けながら運用できます。

メール転送だけでは発生しやすい「情報伝達ミス」を減らし、業務効率化につながります。

④ 過去履歴・顧客情報を蓄積

問い合わせ履歴をデータベース化することで、

過去対応内容
商談履歴
問い合わせ傾向
リピート状況

なども管理可能になります。

単なるフォーム管理ではなく、簡易CRM（顧客管理）的な運用も可能です。

■ WordPressで問い合わせ管理を行うメリット

WordPress内で問い合わせ管理を行うことで、以下のようなメリットがあります。

◇情報共有の効率化
担当者間の共有がスムーズになり、属人化を防止できます。

◇ 未対応・返信漏れ防止
ステータス管理によって対応状況を可視化できます。

◇ 業務効率向上
メール検索や転送作業が減り、対応スピード向上につながります。

◇ 顧客対応品質向上
過去履歴を確認しながら対応できるため、顧客対応の精度が向上します。

■ こんな企業・業種におすすめ

特に以下のような業種・企業と相性が良い機能です。

◇不動産会社
◇造園・リフォーム業
◇医療・クリニック
◇採用エントリーが多い企業
◇予約受付を行う店舗
◇ECサイト運営会社
◇複数店舗運営企業

問い合わせ数が増えるほど、管理体制の重要性も高まります。

既存WordPressサイトへの追加実装も可能

今回のような問い合わせ管理機能は、新規サイトだけでなく、既存のWordPressサイトへの追加実装も可能です。

現在使用中の：

◇Contact Form 7
◇MW WP Form
◇Welcart
◇各種予約フォーム

などと連携しながら構築できるケースもあります。

■ まとめ｜WEB問い合わせ管理は「メールだけ」では限界がある

WEBサイトからの問い合わせは、企業にとって重要な営業資産です。

しかし、メールだけで管理していると、

◇情報共有不足
◇対応漏れ
◇管理属人化

などの問題が発生しやすくなります。

WordPress内で問い合わせ・予約・応募情報を一元管理することで、業務効率化だけでなく、顧客対応品質向上や機会損失防止にもつながります。

当社では、WordPress・Welcartを活用した業務改善系カスタマイズ開発にも対応しております。

「現在の問い合わせ管理に課題がある」
「メール管理をやめたい」
「社内共有できる仕組みを作りたい」

といった場合は、お気軽にご相談ください。